E-Rechnung Generator Demo anfragen

E-Rechnungen für den B2B-Mittelstand

Aus Ihren ERP-Rechnungen werden geprüfte XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien

Der E-Rechnung Generator übernimmt Rechnungsdaten aus Ihrem ERP oder aus Ihren PDF-Rechnungen, ergänzt fehlende Stammdaten und erzeugt XRechnung 3.0.2 und ZUGFeRD. Jede Datei prüft er mit dem offiziellen KoSIT-Validator, bevor sie als gültig gilt.

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  • XRechnung 3.0.2 und ZUGFeRD als PDF/A-3, einzeln oder beides
  • Geprüft mit dem KoSIT-Validator, Prüfbericht in der Oberfläche
  • Läuft vollständig in Ihrer Umgebung, ohne Cloud-Dienste und ohne KI
Detailansicht der Rechnung 900007 mit Status Gültig: links die Vorschau des erzeugten ZUGFeRD-PDFs, rechts das Prüfergebnis „XRechnung vom Validator akzeptiert“ und „ZUGFeRD-PDF ist PDF/A-3-konform“ sowie Download-Knöpfe für Prüfbericht, XRechnung und ZUGFeRD.
Gültig heißt: vom KoSIT-Validator akzeptiert und PDF/A-3-konform.
  1. EingangJSON aus dem ERP oder PDF-Upload
  2. ErgänzenStammdaten aus den Einstellungen
  3. ErzeugenXRechnung (CII) und ZUGFeRD
  4. PrüfenKoSIT-Validator und PDF/A-3-Prüfung
  5. AbholenDownload in der Oberfläche oder per API

Ablauf

So wird aus einer ERP-Rechnung eine E-Rechnung

Vier Schritte, die der Dienst überwiegend selbst erledigt. Eingreifen müssen Sie nur, wenn Angaben fehlen.

  1. Rechnung übergeben

    Ihr ERP sendet die Rechnung als JSON an die Schnittstelle. Alternativ ziehen Sie PDF-Rechnungen im Layout Ihrer ERP-Rechnung in die Oberfläche, auch mehrere auf einmal.

  2. Vollständigkeit prüfen

    Der Dienst ergänzt hinterlegte Verkäuferdaten und prüft Pflichtfelder und Summen. Fehlt etwas, steht der Vorgang auf „Unvollständig“, statt dass Werte geraten werden.

  3. Erzeugen und validieren

    Vollständige Rechnungen werden sofort als XRechnung, ZUGFeRD oder beides erzeugt und mit dem KoSIT-Validator geprüft.

  4. Dateien abholen

    XRechnung-XML, ZUGFeRD-PDF und Prüfbericht stehen in der Oberfläche und über die API zum Download bereit.

Funktionen

Einblick in die Anwendung

Eine deutschsprachige Weboberfläche zeigt alle Vorgänge, Prüfergebnisse und Fehler.

Alle Vorgänge auf einen Blick

Die Startseite listet jede Rechnung mit Kunde, Datum, Betrag, Eingangsweg, gewählten Formaten und Status. Sie filtern nach Status und suchen nach Rechnungs- oder Kundennummer.

  • Status „Gültig“, „Unvollständig“, „Ungültig“, „Bereit“ oder „Prüfung ausstehend“
  • Ablagefläche für PDF-Rechnungen per Drag & Drop
  • Formatwahl je Vorgang: XRechnung, ZUGFeRD oder beides
Vorgangsliste mit Ablagefläche für PDF-Rechnungen, Statusfilter, Suchfeld und einer Tabelle mit Rechnungsnummer, Kunde, Datum, Betrag, Eingang, Formaten und Status, überwiegend Gültig und ein Vorgang Unvollständig.

Fehlende Angaben gezielt nachtragen

Fehlt eine Pflichtangabe, markiert die Detailansicht genau dieses Feld und nennt den Grund, zum Beispiel die Käuferreferenz (BT-10) oder die elektronische Adresse des Käufers (BT-49).

  • Formular mit allen Feldern: Kopf, Parteien, Positionen, Summen, Zahlung
  • „Speichern & prüfen“ prüft erneut, ohne schon zu erzeugen
  • „Erzeugen & validieren“ erstellt die Dateien neu
Detailansicht der Rechnung 900004 mit Status Unvollständig und dem Hinweis „2 Angaben fehlen oder passen nicht“; das Feld Käuferreferenz (BT-10) ist markiert.

Gleicher Inhalt wie Ihre bisherige Rechnung

Positionen, echte Mengen und Einheiten, Einzelpreise, Zuschläge und Summen werden übernommen, nicht zusammengefasst. Die Summenprüfung vergleicht die gedruckten mit den nachgerechneten Werten.

  • Einheiten als UN/ECE-Codes, zum Beispiel KGM für Kilogramm
  • Zuschläge wie Nebenkosten mit eigenem Steuersatz
  • Skonto im XRechnung-Format für die Zahlungsbedingungen
Rechnungsformular mit vier Positionen inklusive Artikelnummer, Menge in KGM, Preis und Betrag, einem Zuschlag Nebenkosten und den Summenfeldern; links die Vorschau des erzeugten Rechnungs-PDFs.

Prüfung

„Gültig“ nur nach bestandener Prüfung

Eine Rechnung erhält den Status „Gültig“ erst, wenn der offizielle KoSIT-Validator sie akzeptiert und das ZUGFeRD-PDF die PDF/A-3-Prüfung besteht.

  • Offizieller KoSIT-Validator

    Version 1.6.3 mit der Prüfkonfiguration für XRechnung 3.0.2. Der Prüfbericht ist in der Oberfläche lesbar aufbereitet und als Datei abrufbar.

  • ZUGFeRD mit identischem XML

    ZUGFeRD wird im Profil XRECHNUNG erzeugt. Das eingebettete XML entspricht der XRechnung und wird ebenfalls geprüft.

  • Nichts wird geraten

    Fehlende oder unplausible Werte führen zu „Unvollständig“. Weichen Summen ab, wird der Vorgang nicht als gültig markiert.

  • Validator nicht erreichbar?

    Dann lautet der Status „Prüfung ausstehend“ und Sie können die Prüfung später wiederholen.

Eingänge und Formate

ERP-Schnittstelle, PDF-Upload und Stammdaten

Die ERP-Anbindung läuft über eine dokumentierte REST-Schnittstelle. Werte, die auf keiner Rechnung stehen, hinterlegen Sie einmal in den Einstellungen.

Einstellungen mit Verkäufer-Stammdaten wie Name, Anschrift, USt-IdNr., elektronische Adresse, Ansprechpartner und Bankverbindung sowie Regeln für die Käuferreferenz und die Voreinstellung der Formate.
Verkäufer-Stammdaten, Regel für die Käuferreferenz und Format-Voreinstellung.
Formularausschnitt mit markierten Feldern Käuferreferenz (BT-10) und E-Mail für E-Rechnung (BT-49) samt Hinweistexten; darunter die aus den Einstellungen ergänzten Verkäuferangaben.
Markierte Pflichtfelder mit Bezug auf die Business Terms der EN 16931.
ERP-Schnittstelle
REST mit JSON, Authentifizierung per API-Schlüssel, Beschreibung als OpenAPI und als Feldliste mit BT-Nummern
PDF-Eingang
Upload in der Oberfläche oder per API; Auslesen über einen festen Regelsatz für Ihr Rechnungslayout, ohne OCR und ohne KI
Ausgabe
XRechnung 3.0.2 (CII-XML), ZUGFeRD als PDF/A-3 im Profil XRECHNUNG, KoSIT-Prüfbericht
Dubletten
Gleiche Rechnungsnummer legt keinen zweiten Vorgang an; eine neue Fassung wird bewusst als neue Version übernommen
Steuerfälle heute
Inlandsrechnungen in EUR mit 19 % Umsatzsteuer; Steuerkategorie und -satz sind als Felder angelegt

Betrieb und Nachvollziehbarkeit

Nachvollziehbar und in Ihrer eigenen Umgebung

Verlauf und Versionen je Vorgang

Der Verlauf protokolliert Eingang, Korrekturen mit altem und neuem Wert, Erzeugung und Prüfergebnis mit Zeitstempel. Erzeugte Dateien werden versioniert, frühere Fassungen bleiben abrufbar.

  • Drei Container per Docker Compose: Anwendung, KoSIT-Validator, PostgreSQL
  • Betrieb lokal, bei Ihnen oder in Dokploy; Rechnungsdaten verlassen die Umgebung nicht
  • Validator-Updates per Versionsnummer, ohne Codeänderung
  • Alle Dateien in PostgreSQL, ein Backup sichert alles
  • Oberfläche mit gemeinsamem Zugang, ERP-Schnittstelle mit eigenem API-Schlüssel
Verlauf eines Vorgangs: Eingegangen, Korrigiert mit den Änderungen an Käuferreferenz und elektronischer Adresse, Erzeugt und Geprüft mit Ergebnis akzeptiert, jeweils mit Zeitstempel.

Bewusst nicht enthalten

Versand per E-Mail oder Peppol, revisionssichere Archivierung nach GoBD (bleibt bei ERP und FiBu), Eingangsrechnungen, Gutschriften und B2C sowie das Lesen beliebiger oder gescannter Rechnungslayouts.

E-Rechnung Generator mit Ihren Rechnungen sehen

In einer Demo zeigen wir den Weg von der ERP-Rechnung zur geprüften XRechnung und besprechen die Anbindung Ihres ERP.

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